Olvasási idő: 3 perc
A vezetők nagy része küzd a kihívásokkal teli, nehezebb periódusok közepette azzal, hogy egyszerre tízféle dolgot kellene a hátukon vinni a túléléshez, és ez kezelhetetlen elvárásként nyomasztja őket.
Ugye ismerős az érzés, amikor az idő egyszerűen kifolyik a kezünkből, mert mindent azonnal kellene megoldani?
Vannak, akik találnak működő megoldásokat, emellett pedig igyekeznek lelkileg is a helyén kezelni a napi feladat cunamit. Mások viszont úgy érzik, hogy szétaprózzák magukat, és nincs technikájuk arra, hogy a fejük felett összecsapó hullámokon elevickéljenek a partra. Próbálnak ugyan priorizálni, csak néha épp a lényeges dolgok maradnak el. Ez felemészti energiáink nagy részét, mert egyszerűen fizikailag is lehetetlen helyt állni.
Itt csúszhat ki leggyakrabban a vezető kezéből a kontroll:
- A legtöbben általában tüzet oltanak: mindig csak a határidős feladatokra koncentrálnak, amelyek elmulasztása szőnyeg szélén állást von maga után. A fontos vezetői feladatok pedig elsikkadhatnak, úgy mint a csapatépítés, a beosztottakkal való egyéni törődés, vagy épp a nagyobb volumenű feladatok, amelyek a vállalati célokat támogatják.
- A munkaerővel való spórolás miatt gyakran nyomasztóan túlterheltek a vezetők. Ezért nem ritkán kénytelenek operatív feladatokat is végezni ahhoz, hogy a projektet befejezze a csapat.
- Kelleténél több meetingeken ülnek, ami persze lehet vállalati kultúra probléma is (minden találkozón részt kell venni, még azon is, amiben nem vagyunk érintettek), vagy épp egy belső kényszer, ami abból fakad, nehogy lemaradjanak valami fontos információról, ami szükséges a munkához.
- A vezetők gyakran mikromenedzsmentet végeznek, így elvesznek a részletekben, és a valóban lényeges dolgokkal nem tudnak foglalkozni.
- A delegálás hiánya is problémát jelenthet, amelynek az oka általában bizalmi probléma. A vezető úgy gondolja, hogy senki más nem tud olyan minőséget hozni, mint ő. De mivel ez az ő döntése, tulajdonképpen magának nehezíti meg saját működését.
- Sok felesleges tevékenység, ami nem feltétlen van szoros kapcsolatban a cég céljaival: mint például értelmetlen statisztikák, kimutatások, beszámolók készítése. A valódi okok, amik előrelendítenék a cég teljesítményét, pedig rejtve maradnak és nem értik, hogy miért stagnál a cég piaci pozíciója, vagy miért kezelnek napi szinten tömegével ügyfél reklamációkat.
Épp a lényeg sikkad el!
A lelkiismeretes vezetőkben kényelmetlenséget szül, ha a lényeges dolgokkal emaradnak, ugyanakkor fizikailag megvalósíthatatlannak érzik azt, hogy mindennel foglalkozzanak.
- A felettesek nem tudnak azzal foglalkozni, mi a vállalat valódi célja, például terjeszkedés, bevételnövelés, új termék piacra dobása, a szolgáltatás színvonalának emelése, az ügyfél elégedettség fokozása, vagy a tudatos külső és belső kommunikáció, ami a vállalatot egyébként élteti.
- Azok a feladatok, amelyek a vállalat jövőképének megvalósulását szolgálják, elsikkadnak.
- A lényeget szem elől veszítjük, az előremutató stratégiai feladatok háttérbe szorulnak. Pedig ezek határozhatják meg a vállalat sikereit például a következő 5 évre: marketingtevékenység, szakmai konferenciákon való részvétel, reprezentáció, versenytársak figyelése, akcióterv készítése a piaci alakulásának kihívásaira, ügyfélkapcsolatok ápolása.
A vállalat a hatékonyságából veszít időt, anyagi forrást, bevételt, energiát.
9 tipp az időhatékonyság növelésre:
- 2 perces szabály: a napi feladat végzésben rengeteg olyan apróság van, ami gyorsan elvégezhető, épp ezért gyakran halogatásra kerül. Ami két perc alatt elvégezhető, azt érdemes azonnal elvégezni.
- Eisenhower mátrix: egy egyszerű és könnyen használható módszer a feladatok priorizálására és a hatékonyabb időgazdálkodásra. Segítségével minden elvégzendő feladat rangsorolható jelentőségük és sürgősségük szerint. Így pillanatok alatt áttekinthető a feladatok fontossági sorrendje és időbeli ütemezése.
- Feladatok delegálása: azokat a feladatokat, amelyek rendszeresen előfordulnak, érdemes delegálni. Ehhez meg kell találni azt a szakértő munkatársat, aki képes és hajlandó az elvárt minőségben elvégezni a megbízatást.
- Feladatlista vezetése: amiben minden feladat szerepel, és látható, ezért nem merül feledésbe. Ezen az elvégzett feladatok kihúzhatók, és szemmel tarthatók.
- Prioritási sorrend állítása a feladatokban: az akut feladatok kerülnek a sor elejére, míg a nem annyira fontosak hátrébb sorolódnak. Így könnyen követhető, hogy mire kell a legtöbb időt szánni, és milyen sorrendben.
- Tudatos tervezés hét elején: érdemes minden hét elején tudatosan átgondolni, hogy mi mennyi időt vesz el, a heti tevékenységeknek mennyi az időszükséglete. Az előregondolkodás fókuszáltabbá és tudatossá tesz.
- Átgondoltan részt venni a meetingeken: a legtöbb vezető tapasztalja, hogy biztonsági okokból inkább minden megbeszélésre meghívják őket, és még azokon is ott kell ülniük, ami nem érinti közvetlenül őket. Pedig lehet, hogy elég lenne áttekinteni a róla készült feljegyzést, vagy emlékeztetőt. Vagy egy email-ben tájékoztatni arról, ha feladatot kapott az adott témában.
- Munkatársak bevonása a célok kitűzése, a döntéshozatalba és a megoldási terv kidolgozásába
- Fejlessze magát, vezetőit és munkatársait egyéni coaching vagy képzés és tréning keretében.
